Análisis y diseño de sistemas

 Análisis y diseño de sistemas

Para maximizar la utilidad de la información, una empresa debe administrarla en forma
apropiada, de la misma manera en que administra los demás recursos. Los analistas
necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución,
seguridad, el almacenamiento y la recuperación de toda información. Aunque la
información está a nuestro alrededor no es gratuita y no debemos dar por hecho su uso
estratégico para poner a una empresa en una posición competitiva.

El hecho de que las computadoras se puedan conectar de manera rápida y sencilla a una
red, aunado a la capacidad de acceder a Internet, ha creado una explosión de información
en la sociedad en general, y en los negocios en particular. El proceso de administrar la
información generada por computadora se aleja de manera considerable del proceso de
manejar los datos producidos en forma manual; por lo general debemos administrar una
mayor cantidad de información haciendo uso de una computadora y de bases de datos,
recordando para ello, los tipos básicos de sistemas de computación que un analista debe
conocer.

Conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas

El análisis y diseño de sistemas de información consiste en investigar sistemas y

necesidades actuales para proponer sistemas mejores. Por brevedad, suele decirse

análisis de sistemas.

Sistemas de información. Son sistemas que procesan datos para producir información. Los

datos son las entradas y la información la salida. Pueden ser manuales, cuando no hay

intervención de computadoras, o computarizados.

Componentes de los sistemas de información. Son personas, datos, soportes de datos,

máquinas, procedimientos, programas, controles, formularios, reglamentaciones, etc.

Toda organización tiene sistemas de información que se inserta y conecta en las

estructuras administrativas del mismo modo que los nervios en el cuerpo.

Análisis. Consiste en recolectar e interpretar hechos sobre el sistema actual y las

necesidades de información actuales y previsibles en el futuro, para detectar:

● Lo que está bien

● Lo que está mal

● Lo que sobra

● Lo que falta

Diseño. Consiste en planear y desarrollar un nuevo sistema que soluciones los problemas

detectados en el sistema actual y los supere ventajosamente. El nuevo sistema puede

limitarse a remendar el sistema actual, pero también puede ser un cambio de grandes

dimensiones.

Investigación. Es el proceso utilizado por la ciencia y la tecnología para adquirir

conocimiento, formular hipótesis, probarlas o rechazarlas. Es un proceso porque consta

de una serie de etapas.

Una vez revisados los conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas,

procedamos a revisar porque es importante y tan útil al momento de desarrollar un

sistema de información.

Necesidad del análisis y diseño de sistemas

El análisis y diseño de sistemas que los analistas de sistemas deben llevar a cabo busca

comprender qué necesitan los humanos para analizar la entrada de datos de manera

sistemática, procesar o transformar los datos, almacenarlos y producir información en el

contexto de una organización específica (reportes o consultas). Mediante un análisis

detallado, los analistas buscan identificar y resolver los problemas correctos. Además, el

análisis y diseño de sistemas se utiliza para analizar, diseñar e implementar las mejoras

en el apoyo para los usuarios y las funciones de negocios que se puedan llevar a cabo

mediante el uso de sistemas de información.

Si un sistema se pone en marcha sin una planificación apropiada, a menudo los usuarios

quedan muy insatisfechos y dejan de usar el sistema. El análisis y diseño añade estructura

a los sistemas, y constituye una actividad costosa que de otra manera se realizaría al azar.

Se puede considerar como una serie de procesos que se llevan a cabo en forma

sistemática para mejorar una empresa mediante el uso de sistemas de información

computarizados. El análisis y diseño de sistemas implica trabajar con los usuarios actuales

y eventuales de los sistemas de información para ofrecerles soporte en su empleo de las

tecnologías en un entorno organizacional.

La participación del usuario en el proyecto de sistemas es imprescindible para el

desarrollo exitoso de los sistemas de información computarizados. Los analistas de

sistemas son el otro componente esencial para desarrollar sistemas de información útiles.

Los usuarios avanzan al primer plano a medida que los equipos de desarrollo de software

se internacionalizan más en cuanto a su composición. Esto significa que hay más énfasis

en trabajar con los usuarios de software; en realizar un análisis de su empresa, sus

problemas y objetivos, y en comunicar el análisis y diseño del sistema planificado a todos

los involucrados.

Determinación de los requerimientos de información del factor humano

La siguiente fase a la que entra el analista es determinar las necesidades de los usuarios

involucrados, mediante el uso de varias herramientas, para comprender la forma en que

interactúan en el contexto laboral con sus sistemas de información actuales. El analista

utilizará métodos interactivos como entrevistas, muestreos e investigación de datos duros,

además de los cuestionarios y los métodos discretos, como observar el comportamiento

de los encargados al tomar las decisiones y sus entornos de oficina, y los métodos

integrales como la creación de prototipos.

El analista utilizará estos métodos para plantear y responder muchas preguntas

relacionadas con la interacción humano-computadora (HCI), incluyendo preguntas tales

como: “¿Cuáles son las fortalezas y limitaciones físicas de los usuarios?”, o dicho en otras

palabras, “¿qué hay que hacer para que el sistema sea perceptible, legible y seguro?”,

“¿cómo puede diseñarse el nuevo sistema para que sea fácil de usar, aprender y recordar?”,

“¿cómo puede el sistema ser agradable o incluso divertido de usar?”, “¿cómo puede el

sistema apoyar las tareas laborales individuales de un usuario y buscar nuevas formas de

hacerlas más productivas?”.

Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, por lo general los

gerentes y los trabajadores de operaciones. El analista de sistemas debe conocer los

detalles sobre las funciones del sistema actual:

● el quién (las personas involucradas)

● el qué (la actividad de la empresa)

● el dónde (el entorno en el que se lleva a cabo el trabajo)

● el cuándo (la coordinación)

● y el cómo (de qué manera particular se realizan los procedimientos actuales) de la

empresa a la que está estudiando.

Después, el analista debe preguntar por qué la empresa utiliza el sistema actual. Puede

haber buenas razones por las cuales la empresa trabaje con los métodos actuales, razón

por la que se deben tener en cuenta al diseñar un nuevo sistema. El desarrollo ágil es una

metodología orientada a objetos (OOA) para el desarrollo de sistemas, en la cual se incluye

un método de desarrollo (junto con la generación de los requerimientos de información)

así como herramientas de software. No obstante, si la razón de seguir con las operaciones

actuales es que “siempre se ha hecho de esa forma”, el analista querrá mejorar los

procedimientos. Al terminar esta fase, el analista deberá comprender la forma en que los

usuarios realizan su trabajo al interactuar con una computadora y deberá empezar a

comprender cómo mejorar la utilidad y capacidad de uso del nuevo sistema. También

deberá saber cómo funciona la empresa y tener información completa sobre personas,

objetivos, datos y procedimientos involucrados.

Cualidades del analista de sistemas

El analista de sistemas dentro del desarrollo de un software tiene una relevancia

importante ya que se encarga de darle estructura a un sistema computacional en pequeña

proporción o bien, un sistema empresarial. Algunas de las virtudes o características que

describen al analista son las siguientes:

● Es un solucionador de problemas

● Es una persona que disfruta diseñar soluciones factibles

● Debe contar con capacidad para relacionarse con los demás

● Debe tener una ética personal y profesional firme

● Debe ser una persona auto disciplinada